Leitfaden zur Ausrichtung einer Convention


Leitfaden für die Organisation einer Flipper-Convention mit Deutscher Meisterschaft (Frühjahrsconvention)

Grundsätzlich ist die GPA – 1. Verein Deutscher Flipperfreunde e.V. der Ausrichter der Conventions. Alle Verträge mit den Veranstaltern, Sponsoren, Behörden etc. werden vom Verein abgeschlossen und demnach auch vom Vorstand unterschrieben. Da der Vorstand persönlich für diese Veranstaltung haftet, hat dieser auch die letzte Entscheidungsfreiheit nach der Mitgliederversammlung.

 

Für die Ausrichtung einer Frühjahrs-Convention sind die nachfolgenden Grundsätze zu beachten:

 

Größe und Beschaffenheit des Veranstaltungsortes

 

Die Location muß für die zu erwartende Anzahl an Besuchern und Flippergeräten ausreichend groß dimensioniert und die entsprechende technische Infrastruktur (Anschluß für Baustromverteiler/ -unterverteiler, belastbares Netz) vorhanden sein.

 

Eine Mindestfläche von 1.500 – 2.000 m2 sollte vorhanden sein. Die Räumlichkeiten müssen behördlich für die Veranstaltung zugelassen sein und über ausreichend Toiletten verfügen. Barrierefreiheit sollte gewährleistet sein, damit die Flipper nicht Treppen hochgetragen werden müssen.

 

Parkplätze und Anfahrmöglichkeiten für Händler und Ausrichter sollten ortsnah vorhanden sein.

 

Räumlich wird Platz benötigt für die Vereinsversammlung, das Hauptturnier, Klassikturnier, die Shops, den Sitzbereich, die Kasse, den Infostand und evtl. für Sponsoren.

 

Das Catering soll extern vergeben werden, die Preise sind vorab mit dem Veranstalter abzusprechen. Ein Verkauf von Getränken durch den Organisator ist vorab mit dem Vorstand abzustimmen.

 

Anzahl der Flipper

 

Die Deutsche Meisterschaft wird in der Vorrunde mit 128 Teilnehmern gespielt. Hierfür sollte ein Flipperpool von mindestens 50 Flippern zur Verfügung stehen. Von diesen Geräten können nach der Hauptrunde 15-20 zum freien Spiel freigegeben werden.

 

Für das freie Spiel sollten wenigsten 30-40 Geräte (auch während der Vorrunde) zur Verfügung stehen.

 

Der Zustand der Geräte, gerade für das Turnier, muß wegen der zu erwartenden hohen Belastung entsprechend gut sein, damit die Vor- und Hauptrunde möglichst ohne technische Schwierigkeiten verlaufen kann.

 

Orga-Team

 

Das Wichtigste ist vor Ort eine ausreichende Zahl an Helfen, folgende Tätigkeiten müssen abgedeckt sein:

  • Auf- und Abbau der Geräte inkl. Verkabelung
  • Technische Betreuung während der Veranstaltung
  • Helfer für die Durchführung des Klassikturniers
  • Punkteeingabe für das Hauptturnier
  • Erste Hilfe/ Sanitäter wenn vorgeschrieben
  • Sonstige administrative Arbeiten/ Ersatzleute

Die Helfer sollten nicht am Hauptturnier teilnehmen, da ansonsten die Wahrnehmung ihrer Aufgaben nicht ausreichend gewährleistet ist.

 

Die Kosten für den Sammeltransport von Flippern trägt die GPA (LKW- und Spritkosten) Sämtliche Kosten für Verbrauchsmaterialien für die Veranstaltung, das Drucken von Plakaten, Helfer -Shirts, Raummiete etc. trägt der Verein. Die zu beschaffenden Materialien sind vor der Bestellung mit dem Vorstand abzusprechen.

 

Das Turnier wird vom Verein geleitet, hierfür sind seitens der Organisatoren keine Maßnahmen zu ergreifen.


Leitfaden für die Organisation einer Flipper-Convention mit Vereinsmeisterschaft (Herbstconvention)

Die Herbstveranstaltung ist als Vereinsmeisterschaft geplant und wird mit ca. 90 – 110 Teilnehmern geplant. Zuschauer sind für diese Veranstaltung nicht vorgesehen.

 

Für das Turnier sind ca. 35 Flipper notwendig.

 

Da für die Vereinsmeisterschaft keine zahlenden Besucher kommen können und auch das Startgeld auf € 10,00 begrenzt werden soll, sind für die Herbstmeisterschaft vorzugsweise Locations zu wählen, die bereits über die besagte Infrastruktur, also Anzahl an Geräten sowie ausreichend Platz für ein Turnier, verfügen. Ebenso sollte Platz für Sitzgelegenheiten und Mitgliederversammlung vorhanden sein.

 

Dem Ausrichter der Vereinsmeisterschaft steht in der Regel das Startgeld zu. Über weitere Kostenbeteiligungen kann mit dem Vorstand gesprochen werden.

 

Bei weiteren Fragen könnt Ihr gerne das Kontaktformular nutzen.

 

Stand 21.11.16 GPA e.V.